Zaman günümüzdeki en önemli ve en pahalı olgu. Zamanı doğru kullanmak ise doğru şekilde zaman yönetimi yapmaktan geliyor. Çünkü zamanınızı doğru şekilde planlamak kendinizi üretkenliğe yönlendirmenize neden olurken kötü bir zaman yönetimi bitmeyen/hep yarım kalan işler ve plansız bir hayat anlamına geliyor. İster çok fazla zamana ihtiyacınız olsun, isterseniz de boş zamanlarınız normalden daha fazla olsun her iki durumda da yapılması gereken zaman yönetimi konusunda bazı tavsiyelerimiz var. Aşağıda, özellikle değerli olan ve kesinlikle işe yarayan en etkili zaman yönetim teknikleri nelerdir konusunu inceliyoruz.
En Etkili Zaman Yönetim Teknikleri Nelerdir?
Zaman yönetimi zamanınızı mümkün olduğunca verimli ve üretken kullanarak dilediğiniz her şeye vakit ayırmayı planlamak anlamına geliyor. Hem iş hayatınız hem de sosyal hayatınız için yeteri kadar zaman ayırabilmeniz ve bu arada hobileriniz gibi size keyif veren işlerle de uğraşabilmeniz için zamanı kendinize uygun şekilde planlamak oluyor. Peki, doğru zaman yönetimi nasıl yapılabilir?
Zamanlama Her Şeydir
Ne yapmanız gerektiğini biliyorsanız ama bir türlü planlama yapamıyorsanız bu başlık tam size göre! Öncelikle neyi ne zaman yapacağınıza karar vermenizi tavsiye ederiz. Örneğin teslim etmeniz gereken bir işle ilgili olarak öncelikle iş teslim tarihi ve önem derecesine karar verebilirsiniz. Eisenhower matrisi olarak da bilinen en etkili zaman yönetimlerinden biri olan aciliyet ve önem derecesine göre zamanı yönetme tekniği ile, işleri acil-önemli, acil değil-önemli, acil-önemli değil, acil değil-önemli değil olarak dörde bölünebilir. Sonrasında ise kendinize bu konuyla ilgili bir iş ajandası/yapılacaklar listesi çıkarabilirsiniz. İş ajandası yapmak, işleri ne zaman ve hangi sıralama ile yapmanız gerektiği konusunda size yardımcı olacak ve gecikmeleri engelleyecektir.
Eisenhower Matrisi ve Pomodoro Tekniği ile Zaman Yönetimi
Acil – Önemli: Öncelik sıramızın en başına gelmesi gereken işlerdir. Kısa sürede tamamlanması gereken ve önem arz eden işlerdir..
Acil Değil – Önemli: Önemli olan ancak daha uzun vadeye yayılabilecek, teslim tarihi olmayan ya da uzun sürede tamamlanacak işlerdir.
Önemli Değil – Acil: Genelde gelen e-mailler, çalan telefonlar, iş yerinde başkalarının kendileri için sizden istedikleri vs buna girer. Eğer yapabiliyorsanız bu işleri başkasına devredebilirsiniz.
Önemli Değil – Acil Değil: Yaparsanız katma değer yaratabilecek, yapmasanız da iş hayatınızda çok şey farkettirmeyen işlerdir. Daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız, bu tür işleri direkt elimine de edebilirsiniz.
Pomodoro tekniğinin ise çok basit bir işleyişi vardır: Kısa süreli, odaklı çalışma sekansları ve arkasından verilen mola. Kısa süreli çalışma seansları 25’er dakika, minik molalar ise 5’er dakika sürecek şekilde planlanıyor. Çalışma ve moladan oluşan 30 dakikalık süreç 1 Pomodoro’ya denk geliyor. Toplamda 4 Pomodoroyu tamamladığınızda 20-30 dakikalık daha uzun bir mola yapıyorsunuz. Genelde bir günde 8 ile 16 pomodoro seansı uygulamak ideal olarak görülüyor. Bu da günlük 4-8 saat arası çalışmaya denk geliyor. İhtiyacınız olan çalışmaya göre, pomodoro sayınızı belirleyebilirsiniz.
Pomodoro tekniğinin işe yarayabilmesi için önemli püf noktası ise 25 dakikalık çalışma seanslarında sadece tek bir işle ilgilenmeniz gerekmektedir. Dikkatinizi dağıtacak her türlü şeyden uzaklaşmak maksimum verimi almanızı sağlayacaktır. Ayrıca molalarda aklınızda yarım kalacak işlerle (bir diziyi izlemeyi ya da heyecanlı bir romanı okumayı) uğraşmamalısınız. Minik molaları, müzik dinlemek, kısa süreli egzersizler yapmak ya da bir şeyler içerek değerlendirebilirsiniz.
Kendinize Zaman Ayırın
Birkaç günde bir sadece bir saat olsa bile, müziğe zaman ayırabilirsiniz. Aklınıza not almak yerine, bir takvimi, telefonunuzdaki bir alarmı kullanın ve somut şekilde not edin. Yapabiliyorsanız, o zamanı sürekli tekrarlayan bir hatırlatma haline getirmeye çalışın. Ve bunu günlük rutininize yerleştirin. Kendinize ayırdığınız süre boyunca tüm dış etkenleri unutun. Bu zamanın sadece size ait olduğunu hatırlayın.
Mola Vermekten Korkmayın
Erteleyici etkenler sizi korkutmasın ve mola vermekten korkmayın. Gün içinde ya da çalıştığınız tüm süreler boyunca aynı şekilde üretken ve verimli olmanız mümkün değil. Ya da yaratıcı süreçten tam olarak her zaman zevk alamayabilirsiniz. Ne kadar çok işiniz olursa olsun molalara ihtiyacınız var. Ve ihtiyacınız olan molayı mutlaka kullanmalısınız. Netflix izlemek, kitap okumak, bir arkadaşınızla sohbet etmek veya keyif aldığınız herhangi bir şeyi yapmak için kendinize vakit ayırın. Gerektiğini hissediyorsanız kendinizi şımartın ve eğlenin. Ancak bunları yaparken saate ve planladığınız zaman yönetimine de dikkat etmeyi ihmal etmeyin. Ve mola öncesinde molayı ne zaman bitirmeniz gerektiğini planlamayı unutmayın.
Zaman Yönetimi Yapabilmenin Çalışana Etkileri
Doğru bir zaman yönetimi yaptıysanız tüm işlerinizi zamanında teslim edebilirsiniz. Eksik ve yarım kalan işler nedeniyle gün içinde farklı detaylarla uğraşmak zorunda kalmazsınız. İşlerinizi yetiştirmek zorunda kaldığınız için sürekli mesai yapmanız gerekmez, hayatınızı istediğiniz şekilde ve kolayca planlayabilirsiniz. Her şeyden önce rahat ve huzurlu bir çalışma ortamına sahip olursunuz. Bu nedenle zaman yönetiminin çalışanlar üzerinde olumlu etkileri bulunur. Doğru yapılan bir zaman yönetimi ile tüm vaktinizi dilediğiniz şekilde programlarsınız. Böylelikle de dilediğiniz her şeye vakit ayırabilirsiniz. Hem çalışabilir hem de sevdiğiniz diziyi izleyebilirsiniz. Ya da sevdiğiniz bir kitabı okumak için dilediğiniz gibi vakit ayırabilir, arkadaşlarınızla buluşmalar düzenleyebilir ve evcil hayvanınızla daha çok vakit geçirebilirsiniz.
